Эффективное решение задач и обеспечение функционирования бизнес-процессов в организации неразрывно связаны с работой корпоративной IТ-инфраструктуры. Совершенствование IТ-ресурсов и активное их использование приводит к увеличению сложности управления IТ-инфраструктурой и увеличению расходов на ее содержание. Для экономии времени и денег компаниям необходимо использовать средства автоматизации процессов управления IT-активами.

Согласно определению, управление IТ-активами — это ряд бизнес-практик по планированию, учету и отслеживанию состояния IТ-активов, необходимых для работы организации. Понятие включает финансовый, контрактный и учетный аспекты управления «жизненным циклом» активов. Под IТ-активами подразумеваются аппаратные и программные элементы IТ-инфраструктуры, обеспечивающие деятельность бизнес-среды.

Процессы управления IT-активами (ITAM) позволяют контролировать весь портфель активов. Без проведения инвентаризации всех активов компания может столкнуться с проблемами.

К ним относятся:

  • наличие большого количества различных IT-ресурсов, функционал которых может дублироваться и использоваться частично;
  • отсутствие систематизации обновления IT-ресурсов;
  • нерегулярная закупка новых IT-ресурсов;
  • высокая стоимость активов.

Все это ведет к снижению эффективности работы и уменьшению количества положительных результатов.

Грамотно и рационально управлять IT-активами сотрудникам организации может помочь система автоматизации процессов управления. Такой системой управления активами является DocShell.

Возможности DocShell

С помощью сервиса можно осуществлять инвентаризацию имеющихся IТ-активов, формировать запросы на их закупку и обновление, управлять информацией о сотрудниках, просматривать записи о закупках, созданных организациями вышестоящих уровней.

Система позволяет вести учет:

  • информационных систем персональных данных;
  • государственных информационных систем;
  • аттестатов соответствия информационных систем требованиям безопасности информации;
  • средств защиты информации с указанием реализуемых подсистем информационной безопасности;
  • знаков и сертификатов соответствия имеющихся средств защиты информации требованиям безопасности;
  • действующих лицензий на право использования средств защиты информации;
  • технических средств с указанием принадлежности к информационным системам и объединять их в логические группы;
  • лиц, ответственных за эксплуатацию технических средств;
  • лиц, ответственных за информационную безопасность;
  • сведений об обучении и стаже в области информационной безопасности ответственных лиц.

При проведении закупки активов в сервисе составляется заявку, в которой фиксируется предмет и тип закупки, дата завершения сбора заявок на участие в закупке и ожидаемого ее проведения, описание необходимого товара. При необходимости можно оставить комментарий.

Заявка на участие в закупках должна включать следующую информацию:

  • количество необходимых средств защиты информации;
  • важность услуги, необходимой при эксплуатации СЗИ и при использовании информационных систем;
  • количество необходимых технических средств;
  • количество необходимого ПО.

При закупке средств защиты информации пользователю в заявке необходимо указать тип, наименование, версию и количество необходимого СЗИ. При закупке услуг, необходимых при эксплуатации СЗИ и эксплуатации информационных систем, в заявке заполняется тип услуги и проставляется отметка о ее необходимости для собственных нужд.

Оформляя заявку о закупке технических средств защиты, пользователь системы указывает:

  • тип и модель ТС;
  • процессоры и материнскую плату;
  • объем оперативной памяти;
  • видео контроллер;
  • сетевой адаптер;
  • жесткие диски;
  • количество ТС для собственных нужд.

Сведения о закупке программного обеспечения должны содержать:

  • тип и версию ПО;
  • наименование и имя производителя;
  • количество ПО для собственных нужд.

Также при оформлении заявок можно оставить комментарий.

Пользователям сервиса DocShell доступен журнал событий о закупках. В нем отображаются все этапы, которые проходит закупка. Сервис фиксирует:

  • изменение статуса закупки;
  • добавление или изменение записи о закупке СЗИ;
  • добавление или изменение записи о закупке услуг, необходимых при эксплуатации СЗИ;
  • добавление или изменение записи о закупке услуг, необходимых при эксплуатации информационных систем;
  • добавление или изменение записи о закупке технических средств;
  • добавление или изменение о закупке программного обеспечения;
  • изменение заявки на участие в совместной закупке.

Использование сервиса DocShell для управления IT-активами, специалисты компаний смогут систематизировать работу в области управления ресурсами, сэкономить время и повысить эффективность информационной защиты организации. Оставьте заявку на подключение и получите бесплатный тестовый доступ на 14 дней.